V praxi sa často stretávame s prípadmi, že študent vysokej školy pri vypracovávaní záverečnej práce spolupracuje so spoločnosťou s praxe, pričom v obsahu práce je potrebné uviesť aj skutočnosti, ktoré tvoria predmet obchodného tajomstva, či majú charakter dôverných informácií.
Je potrebné vziať na vedomie, že záverečná práca nesmie neoprávnene zasiahnuť do práv alebo právom chránených záujmov tretích osôb, najmä nesmie porušovať práva duševného vlastníctva tretej osoby alebo neoprávnene nakladať s utajovanými skutočnosťami alebo osobnými údajmi, dôvernými informáciami či obchodným tajomstvo tretej osoby.
Ak je pre priebeh obhajoby nevyhnutné oboznámiť vedúceho záverečnej práce, školiteľa, oponenta alebo skúšobnú komisiu s údajmi, ktorých zverejnenie je v záverečnej práci vylúčené najmä preto, že ide o obchodné tajomstvo tretej osoby, utajovanú skutočnosť alebo osobný údaj, môže študent pri dodržaní podmienok podľa osobitných predpisov tieto údaje uviesť v osobitnej neverejnej dokumentácii, ktorá nie je súčasťou záverečnej práce a ktorá je určená výlučne vedúcemu záverečnej práce, školiteľovi, oponentovi a skúšobnej komisii.
Z uvedeného vyplýva, že diplomovú prácu by v takomto prípade musel študent upraviť tak, že by bola rozdelená na dokumentáciu určenú na zverejnenie a osobitnú neverejnú dokumentáciu určenú len pre obhajobu.
Odkladná lehota
Ak by to postačovalo, autor si v licenčnej zmluve môže vyhradiť odkladnú lehotu v trvaní najviac 12 mesiacov odo dňa obhajoby príslušnej práce, počas ktorej nie je účinným jeho súhlas so sprístupňovaním jeho práce verejnosti; túto lehotu možno vo výnimočných prípadoch zo závažných dôvodov predĺžiť na základe súhlasného vyjadrenia dekana príslušnej fakulty vysokej školy alebo rektora príslušnej vysokej školy, pokiaľ sa vysoká škola nečlení na fakulty, doloženého autorom pred uzatvorením licenčnej zmluvy, najviac však o ďalších 24 mesiacov.
Výnimky z povinného zverejnenia
Zo zverejnenia sú vylúčené práce, ktorých predmetom je vytvorenie umeleckého diela v inej ako literárnej forme alebo podanie umeleckého výkonu. V takomto prípade sa do centrálneho registra záverečných, rigoróznych a habilitačných prác namiesto tejto práce alebo jej časti zasiela písomná informácia o vytvorenom umeleckom diele alebo podanom umeleckom výkone, ktorého miera originality sa neoveruje.
Povinnosť zverejnenia sa tiež nevzťahuje na záverečnú prácu, ak bola pred zaslaním do centrálneho registra vydaná v rámci periodickej publikácie alebo ako neperiodická publikácia; ak bola takto vydaná len časť práce, ustanovenia o zverejňovaní sa uplatnia primerane na nevydanú časť práce. Vydanie práce v rámci periodickej publikácie alebo ako neperiodickej publikácie sa preukazuje prevádzkovateľovi registra čestným vyhlásením autora s uvedením názvu periodickej publikácie, jej vydavateľa, príslušného medzinárodného štandardného čísla seriálu (ISSN) a identifikácie konkrétneho čísla seriálu, v rámci ktorého došlo k vydaniu práce, alebo ak ide o neperiodickú publikáciu, s uvedením vydavateľa neperiodickej publikácie, roku jej vydania, nákladu vydania a príslušného medzinárodného štandardného čísla knihy (ISBN).